Novos Desafios...

Caros leitores,

Estou em falta com vocês! Faz tempo que não posto nenhuma coisinha!

Desde julho assumi a gerência o Escritório de Processos da empresa que trabalho!

Muitos desafios e pouco tempo extra.

Os desafios com Gerenciamento de Processos são enormes em todas as organizações, especialmente quando queremos realmente colocar a roldana rodando e apresentando resultados efetivos para a organização e especialmente para os clientes.

Vou falar de um desafio específico hoje: Comunicação.

Ao olhar as empresas e seus processos percebemos que muitos problemas poderiam ser resolvidos com melhoria da comunicação, pois  uma boa comunicação viabiliza uma boa integração.

Precisamos comunicar o que melhoramos, o que alteramos,no processo.

Comunicar a razão da existência de determinado processo, resultados, valor que ele agrega para a organização e especialmente para os clientes.

 

Como posso melhorar a comunicação na minha organização? Como posso melhorar a comunicação do meu processo?

Na realidade não é muito difícil, basta apenas pensarmos com o foco do cliente, dos envolvidos e interessados no processo. O que eu preciso comunicar? Para quem eu vou comunicar? Por que meio ou canal eu farei a comunicação? Quando eu preciso realizá-la?

Ao analisar estas perguntas perceberão que são aspectos que compõe a famosa matriz de comunicação ou também o plano de comunicação.

Não é burocracia, mas garantia de que todos entenderão seu processo, seus objetivos e especialmente o resultado que ele trará para a organização, colaboradores e ao cliente.

Na internet tem muito material sobre planos e matrizes de comunicação.

Basta começar pelo começo, do primeiro degrau e aos poucos a comunicação fará parte de sua rotina!

Pense que todos os envolvidos no processo: gestores, gerentes, donos e executores precisam saber os porquês do processo! 

Isto melhorará o clima organizacional, aumentará a motivação e melhorará em muito a integração e interação com as interfaces de seu processo.

Vou ficando por aqui...

Estava com saudades!! Aguardo seus feedbacks!!

Mônica Venancio

Gestores de processos

Quando falamos em gestor de processos nas estruturas funcionais que estão organizadas a maioria das organizações brasileiras, é preciso considerar um ponto muito importante: Patrocínio da alta gestão.

É importante, pois o gestor de um determinado processo(que cruza áreas funcionais) terá que gerir um processo que tem, na maioria das vezes, executores em mais de um departamento(órgão), daí a importância do patrocínio. Se cada departamento tem seu chefe como entrar, interferir nas atividades do escopo deste ou daquele departamento?

 Em tese, o gestor poderia ser qualquer pessoa com competência adequada, mas na maioria das vezes não é possível aplicar na prática a teoria.

 Conheço empresas que optaram, por definir como dono e gestor do processo alguém com competência necessária e da área organizacional onde a maioria das atividades do processo se concentra, logo terão mais autonomia sobre seu processo e seus executores. Algumas delas não possuem função ou remuneração diretamente relacionada ao cargo de gestor de um processo, os colaboradores com atribuição de gestores continuam em seus departamentos também com outras atividades.

É claro que terão um esforço maior para gerir, coordenar as atividades fora de sua área organizacional, mas a maioria das atividades do processo estão em sua área funcional.

Para chegar ao nível de definição dos gestores e donos de processos, é preciso antes passar por um processo definição dos macroprocessos da empresa e quais macroprocessos perpassam ou pertencem à área de TI, área de RH...

Com a definição destes macroprocessos em um Mapa de Processos ficará mais fácil que cada área se enxergue neste contexto.

Dica: Não foque na área, mas nos processos. As áreas mudam de nomes, reestruturam, mas os processos ficam.

Hoje a área gestora de determinado processo A pode ser da área X, mas amanhã poderá ser a área Y, mas o processo A permanece, sua necessidade de existência continua.

Em organizações públicas muitas vezes a opinião técnica não prevalece, mas a política, logo precisamos aprender a lidar com estas situações também. Muitas vezes acharemos que determinado processo precisa ter determinado gestor, mas por decisão de força maior a opinião técnica não prevalece e teremos que conseguir identificar uma maneira para operacionalizar esta gestão.

 
Mas também com a definição dos macroprocessos e a identidade(função, missão, visão) de cada órgão ficará mais fácil identificar os donos.

Para decidir se um processo está sob gestão do departamento, é preciso analisar se este processo ajuda a entregar seus produtos e serviços? Este processo faz parte da Função, Missão e Visão deste órgão?

Se não, é decisão estratégica/política que permaneça neste órgão? Não seria interessante capacitar, formar profissionais para gerir e executar este processo?

 

Com dados assim, é possível tentar convencer as chefias de que tal processo está fora ou não do escopo propício.

 

O que você acha?

BPM CONGRESS está chegando!!

27 e 28 DE NOVEMBRO!!

Acessem a página do evento para maiores detalhes: http://www.bpmcongress.com/

SOBRE O CONGRESSO

Gerenciamento de Processos de Negócio

O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) é uma disciplina que visa identificar, desenhar, medir, controlar e melhorar os processos de negócio de uma organização. A abordagem deste tipo de gestão foca nos processos que influenciam diretamente os objetivos estratégicos da organização, e nos processos que sejam responsáveis pela entrega dos serviços ofertados à sociedade. Suas características principais são a geração de valor para o cliente, a natureza interfuncional do trabalho, o compartilhamento de serviços e a integração com processos externos.

A Inovação

O gerenciamento de processos pode inovar as organizações governamentais, na medida em que permite a superação das limitações impostas pelos modelos de organizações funcionais, nas quais as unidades hierárquicas têm maior destaque do que os serviços-fim prestados à sociedade.

A visão de processos que permeia as diversas unidades funcionais permite minimizar erros nos processos, diminuir o retrabalho, fortalecer a comunicação entre as áreas envolvidas, e o mais importante: mantém o foco na sociedade.

O Desafio

Os grandes desafios das organizações públicas são: aprimorar suas competências no que concerne às áreas produtivas e financeiras, copiando os modelos de sucesso adotados no mercado; aumentar a sua produtividade e competitividade; satisfazer mais adequadamente aos anseios da sociedade; e justificar a sua existência. Entretanto, para alcançar esses objetivos, é preciso assegurar que cada servidor desenvolva “visão ampla”, enxergando os serviços prestados e os resultados entregues à sociedade, além de suas funções.

Compreender os processos de negócio finalísticos é concentrar esforços não apenas em suas tarefas, mas no resultado global, assegurando que toda organização pública preste serviços de qualidade para a sociedade!

O objetivo principal do BPM Congress é disseminar o uso de técnicas, ferramentas e melhores práticas de gerenciamento de processos, proporcionando aos participantes a oportunidade de ampliar seus conhecimentos de forma a tornarem-se incentivadores do desenvolvimento da cultura de processo nas organizações públicas.

OBJETIVOS

O objetivo principal do BPM Congress é disseminar o uso de técnicas, ferramentas e melhores práticas de gerenciamento de processos, proporcionando aos participantes a oportunidade de ampliar seus conhecimentos, de forma a tornarem-se incentivadores do desenvolvimento da cultura de processo nas organizações públicas.

BPM Global Trends

Amigos, estou muito eufórica e ainda um pouco sem palavras pelo conteúdo do evento que participei ontem: BPM Global Trends.

O evento foi uma imersão no mundo da sustentabilidade e da inovação!
Muitos cases, muitos debates e muito aprendizado.

Parabéns à ABPMP-BR e à ELO Group pela organização!! 

Foi maravilhoso rever  Michael Rosemann e conhecer Stefan Seidel, ambos deram um show de conhecimento.  Sem contar as maravilhosas palestras do Furlan, André e Leandro!

Quem perdeu, só ano que vem!!!

E não percam o BPM Congress nos dias 27 e 28 de novembro/2012.

Seguem fotos do evento(Faltou foto com a MH, Diretora Adjunta do DF, que também prestigiou o evento):

Sutentabilidade

 Mudança de Pensamento

BPM para Inovação Transformacional

Ganhos para Organização, Cliente e Ambiente

Furlan, Eu, Sandra, Samyra e Seydel

Seydel

Rodada para Executivos

Eu, Rosemann, Samyra e Sandra

Samyra, Sandra, Leandro, Eu

Eu, Leonan, Samyra e Seidel

BPM DAY LEGISLATIVO E JUDICIÁRIO

Neste momento está acontecendo o BPM DAY na
Câmara dos Deputados !

Projetos de melhoria de processos.

Estou meio ausente,  pois estou consumida pelo trabalho e pelos afazeres domésticos: 3 filhos e marido.

:o)

Para matar a saudade, escreverei apenas algumas linhas sobre o momento que estou vivendo aqui no trabalho.

Hoje tenho a satisfação de participar da coordenação de alguns projetos de melhoria de processos da área de Tecnologia da Informação.

O objetivo destes projetos é aderência às melhores práticas de mercado: ITIL, CobiT e MPS.BR para melhorar nossa maturidade em Governança de TI.

Tem sido muito importante, pois tenho a oportunidade de aplicar muito do que aprendemos na teoria sobre BPM e de técnicas de gestão. Além, é claro, de aprender muitos sobre estas melhores práticas.

Temos enfrentado alguns obstáculos, mas o primeiro projeto de melhoria já está fase de implantação.

Uma das coisas que mais estou aprendendo é a lhe dar com o ser humano, especialmente, em ocasiões de mudança, pois sabemos que é nato de nossa espécie a tendência de permanecer no conforto do estado em que estamos: mudar dói!

 Como disse na apresentação de nosso trabalho com ITIL, estamos em um projeto de “MEDIDA CERTA”, ou seja, mudança de hábitos, de saúde e de qualidade de vida para nós, colaboradores, e para os processos!

 Para atingir os ganhos que queremos, é prioritário identificar as melhorias que nos farão alcançá-los. Muitas dessas melhorias vão além de fluxos de processos, mas de todo o contexto que o processo está inserido.

 Tenho que parar por aqui, pois o dever me chama!!

Aguardo suas contribuições!!!

Acesso às palestras do BPM DAY

Queridos,

Segue link para baixar as palestras apresentadas no BPM DAY  de 12/04/2012:

Grupo Ibrain

Abraços,

Mônica