Novos Desafios...

Caros leitores,

Estou em falta com vocês! Faz tempo que não posto nenhuma coisinha!

Desde julho assumi a gerência o Escritório de Processos da empresa que trabalho!

Muitos desafios e pouco tempo extra.

Os desafios com Gerenciamento de Processos são enormes em todas as organizações, especialmente quando queremos realmente colocar a roldana rodando e apresentando resultados efetivos para a organização e especialmente para os clientes.

Vou falar de um desafio específico hoje: Comunicação.

Ao olhar as empresas e seus processos percebemos que muitos problemas poderiam ser resolvidos com melhoria da comunicação, pois  uma boa comunicação viabiliza uma boa integração.

Precisamos comunicar o que melhoramos, o que alteramos,no processo.

Comunicar a razão da existência de determinado processo, resultados, valor que ele agrega para a organização e especialmente para os clientes.

 

Como posso melhorar a comunicação na minha organização? Como posso melhorar a comunicação do meu processo?

Na realidade não é muito difícil, basta apenas pensarmos com o foco do cliente, dos envolvidos e interessados no processo. O que eu preciso comunicar? Para quem eu vou comunicar? Por que meio ou canal eu farei a comunicação? Quando eu preciso realizá-la?

Ao analisar estas perguntas perceberão que são aspectos que compõe a famosa matriz de comunicação ou também o plano de comunicação.

Não é burocracia, mas garantia de que todos entenderão seu processo, seus objetivos e especialmente o resultado que ele trará para a organização, colaboradores e ao cliente.

Na internet tem muito material sobre planos e matrizes de comunicação.

Basta começar pelo começo, do primeiro degrau e aos poucos a comunicação fará parte de sua rotina!

Pense que todos os envolvidos no processo: gestores, gerentes, donos e executores precisam saber os porquês do processo! 

Isto melhorará o clima organizacional, aumentará a motivação e melhorará em muito a integração e interação com as interfaces de seu processo.

Vou ficando por aqui...

Estava com saudades!! Aguardo seus feedbacks!!

Mônica Venancio

Gestores de processos

Quando falamos em gestor de processos nas estruturas funcionais que estão organizadas a maioria das organizações brasileiras, é preciso considerar um ponto muito importante: Patrocínio da alta gestão.

É importante, pois o gestor de um determinado processo(que cruza áreas funcionais) terá que gerir um processo que tem, na maioria das vezes, executores em mais de um departamento(órgão), daí a importância do patrocínio. Se cada departamento tem seu chefe como entrar, interferir nas atividades do escopo deste ou daquele departamento?

 Em tese, o gestor poderia ser qualquer pessoa com competência adequada, mas na maioria das vezes não é possível aplicar na prática a teoria.

 Conheço empresas que optaram, por definir como dono e gestor do processo alguém com competência necessária e da área organizacional onde a maioria das atividades do processo se concentra, logo terão mais autonomia sobre seu processo e seus executores. Algumas delas não possuem função ou remuneração diretamente relacionada ao cargo de gestor de um processo, os colaboradores com atribuição de gestores continuam em seus departamentos também com outras atividades.

É claro que terão um esforço maior para gerir, coordenar as atividades fora de sua área organizacional, mas a maioria das atividades do processo estão em sua área funcional.

Para chegar ao nível de definição dos gestores e donos de processos, é preciso antes passar por um processo definição dos macroprocessos da empresa e quais macroprocessos perpassam ou pertencem à área de TI, área de RH...

Com a definição destes macroprocessos em um Mapa de Processos ficará mais fácil que cada área se enxergue neste contexto.

Dica: Não foque na área, mas nos processos. As áreas mudam de nomes, reestruturam, mas os processos ficam.

Hoje a área gestora de determinado processo A pode ser da área X, mas amanhã poderá ser a área Y, mas o processo A permanece, sua necessidade de existência continua.

Em organizações públicas muitas vezes a opinião técnica não prevalece, mas a política, logo precisamos aprender a lidar com estas situações também. Muitas vezes acharemos que determinado processo precisa ter determinado gestor, mas por decisão de força maior a opinião técnica não prevalece e teremos que conseguir identificar uma maneira para operacionalizar esta gestão.

 
Mas também com a definição dos macroprocessos e a identidade(função, missão, visão) de cada órgão ficará mais fácil identificar os donos.

Para decidir se um processo está sob gestão do departamento, é preciso analisar se este processo ajuda a entregar seus produtos e serviços? Este processo faz parte da Função, Missão e Visão deste órgão?

Se não, é decisão estratégica/política que permaneça neste órgão? Não seria interessante capacitar, formar profissionais para gerir e executar este processo?

 

Com dados assim, é possível tentar convencer as chefias de que tal processo está fora ou não do escopo propício.

 

O que você acha?