Novos Desafios...

Caros leitores,

Estou em falta com vocês! Faz tempo que não posto nenhuma coisinha!

Desde julho assumi a gerência o Escritório de Processos da empresa que trabalho!

Muitos desafios e pouco tempo extra.

Os desafios com Gerenciamento de Processos são enormes em todas as organizações, especialmente quando queremos realmente colocar a roldana rodando e apresentando resultados efetivos para a organização e especialmente para os clientes.

Vou falar de um desafio específico hoje: Comunicação.

Ao olhar as empresas e seus processos percebemos que muitos problemas poderiam ser resolvidos com melhoria da comunicação, pois  uma boa comunicação viabiliza uma boa integração.

Precisamos comunicar o que melhoramos, o que alteramos,no processo.

Comunicar a razão da existência de determinado processo, resultados, valor que ele agrega para a organização e especialmente para os clientes.

 

Como posso melhorar a comunicação na minha organização? Como posso melhorar a comunicação do meu processo?

Na realidade não é muito difícil, basta apenas pensarmos com o foco do cliente, dos envolvidos e interessados no processo. O que eu preciso comunicar? Para quem eu vou comunicar? Por que meio ou canal eu farei a comunicação? Quando eu preciso realizá-la?

Ao analisar estas perguntas perceberão que são aspectos que compõe a famosa matriz de comunicação ou também o plano de comunicação.

Não é burocracia, mas garantia de que todos entenderão seu processo, seus objetivos e especialmente o resultado que ele trará para a organização, colaboradores e ao cliente.

Na internet tem muito material sobre planos e matrizes de comunicação.

Basta começar pelo começo, do primeiro degrau e aos poucos a comunicação fará parte de sua rotina!

Pense que todos os envolvidos no processo: gestores, gerentes, donos e executores precisam saber os porquês do processo! 

Isto melhorará o clima organizacional, aumentará a motivação e melhorará em muito a integração e interação com as interfaces de seu processo.

Vou ficando por aqui...

Estava com saudades!! Aguardo seus feedbacks!!

Mônica Venancio

Gestores de processos

Quando falamos em gestor de processos nas estruturas funcionais que estão organizadas a maioria das organizações brasileiras, é preciso considerar um ponto muito importante: Patrocínio da alta gestão.

É importante, pois o gestor de um determinado processo(que cruza áreas funcionais) terá que gerir um processo que tem, na maioria das vezes, executores em mais de um departamento(órgão), daí a importância do patrocínio. Se cada departamento tem seu chefe como entrar, interferir nas atividades do escopo deste ou daquele departamento?

 Em tese, o gestor poderia ser qualquer pessoa com competência adequada, mas na maioria das vezes não é possível aplicar na prática a teoria.

 Conheço empresas que optaram, por definir como dono e gestor do processo alguém com competência necessária e da área organizacional onde a maioria das atividades do processo se concentra, logo terão mais autonomia sobre seu processo e seus executores. Algumas delas não possuem função ou remuneração diretamente relacionada ao cargo de gestor de um processo, os colaboradores com atribuição de gestores continuam em seus departamentos também com outras atividades.

É claro que terão um esforço maior para gerir, coordenar as atividades fora de sua área organizacional, mas a maioria das atividades do processo estão em sua área funcional.

Para chegar ao nível de definição dos gestores e donos de processos, é preciso antes passar por um processo definição dos macroprocessos da empresa e quais macroprocessos perpassam ou pertencem à área de TI, área de RH...

Com a definição destes macroprocessos em um Mapa de Processos ficará mais fácil que cada área se enxergue neste contexto.

Dica: Não foque na área, mas nos processos. As áreas mudam de nomes, reestruturam, mas os processos ficam.

Hoje a área gestora de determinado processo A pode ser da área X, mas amanhã poderá ser a área Y, mas o processo A permanece, sua necessidade de existência continua.

Em organizações públicas muitas vezes a opinião técnica não prevalece, mas a política, logo precisamos aprender a lidar com estas situações também. Muitas vezes acharemos que determinado processo precisa ter determinado gestor, mas por decisão de força maior a opinião técnica não prevalece e teremos que conseguir identificar uma maneira para operacionalizar esta gestão.

 
Mas também com a definição dos macroprocessos e a identidade(função, missão, visão) de cada órgão ficará mais fácil identificar os donos.

Para decidir se um processo está sob gestão do departamento, é preciso analisar se este processo ajuda a entregar seus produtos e serviços? Este processo faz parte da Função, Missão e Visão deste órgão?

Se não, é decisão estratégica/política que permaneça neste órgão? Não seria interessante capacitar, formar profissionais para gerir e executar este processo?

 

Com dados assim, é possível tentar convencer as chefias de que tal processo está fora ou não do escopo propício.

 

O que você acha?

BPM CONGRESS está chegando!!

27 e 28 DE NOVEMBRO!!

Acessem a página do evento para maiores detalhes: http://www.bpmcongress.com/

SOBRE O CONGRESSO

Gerenciamento de Processos de Negócio

O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) é uma disciplina que visa identificar, desenhar, medir, controlar e melhorar os processos de negócio de uma organização. A abordagem deste tipo de gestão foca nos processos que influenciam diretamente os objetivos estratégicos da organização, e nos processos que sejam responsáveis pela entrega dos serviços ofertados à sociedade. Suas características principais são a geração de valor para o cliente, a natureza interfuncional do trabalho, o compartilhamento de serviços e a integração com processos externos.

A Inovação

O gerenciamento de processos pode inovar as organizações governamentais, na medida em que permite a superação das limitações impostas pelos modelos de organizações funcionais, nas quais as unidades hierárquicas têm maior destaque do que os serviços-fim prestados à sociedade.

A visão de processos que permeia as diversas unidades funcionais permite minimizar erros nos processos, diminuir o retrabalho, fortalecer a comunicação entre as áreas envolvidas, e o mais importante: mantém o foco na sociedade.

O Desafio

Os grandes desafios das organizações públicas são: aprimorar suas competências no que concerne às áreas produtivas e financeiras, copiando os modelos de sucesso adotados no mercado; aumentar a sua produtividade e competitividade; satisfazer mais adequadamente aos anseios da sociedade; e justificar a sua existência. Entretanto, para alcançar esses objetivos, é preciso assegurar que cada servidor desenvolva “visão ampla”, enxergando os serviços prestados e os resultados entregues à sociedade, além de suas funções.

Compreender os processos de negócio finalísticos é concentrar esforços não apenas em suas tarefas, mas no resultado global, assegurando que toda organização pública preste serviços de qualidade para a sociedade!

O objetivo principal do BPM Congress é disseminar o uso de técnicas, ferramentas e melhores práticas de gerenciamento de processos, proporcionando aos participantes a oportunidade de ampliar seus conhecimentos de forma a tornarem-se incentivadores do desenvolvimento da cultura de processo nas organizações públicas.

OBJETIVOS

O objetivo principal do BPM Congress é disseminar o uso de técnicas, ferramentas e melhores práticas de gerenciamento de processos, proporcionando aos participantes a oportunidade de ampliar seus conhecimentos, de forma a tornarem-se incentivadores do desenvolvimento da cultura de processo nas organizações públicas.

BPM Global Trends

Amigos, estou muito eufórica e ainda um pouco sem palavras pelo conteúdo do evento que participei ontem: BPM Global Trends.

O evento foi uma imersão no mundo da sustentabilidade e da inovação!
Muitos cases, muitos debates e muito aprendizado.

Parabéns à ABPMP-BR e à ELO Group pela organização!! 

Foi maravilhoso rever  Michael Rosemann e conhecer Stefan Seidel, ambos deram um show de conhecimento.  Sem contar as maravilhosas palestras do Furlan, André e Leandro!

Quem perdeu, só ano que vem!!!

E não percam o BPM Congress nos dias 27 e 28 de novembro/2012.

Seguem fotos do evento(Faltou foto com a MH, Diretora Adjunta do DF, que também prestigiou o evento):

Sutentabilidade

 Mudança de Pensamento

BPM para Inovação Transformacional

Ganhos para Organização, Cliente e Ambiente

Furlan, Eu, Sandra, Samyra e Seydel

Seydel

Rodada para Executivos

Eu, Rosemann, Samyra e Sandra

Samyra, Sandra, Leandro, Eu

Eu, Leonan, Samyra e Seidel

BPM DAY LEGISLATIVO E JUDICIÁRIO

Neste momento está acontecendo o BPM DAY na
Câmara dos Deputados !

Projetos de melhoria de processos.

Estou meio ausente,  pois estou consumida pelo trabalho e pelos afazeres domésticos: 3 filhos e marido.

:o)

Para matar a saudade, escreverei apenas algumas linhas sobre o momento que estou vivendo aqui no trabalho.

Hoje tenho a satisfação de participar da coordenação de alguns projetos de melhoria de processos da área de Tecnologia da Informação.

O objetivo destes projetos é aderência às melhores práticas de mercado: ITIL, CobiT e MPS.BR para melhorar nossa maturidade em Governança de TI.

Tem sido muito importante, pois tenho a oportunidade de aplicar muito do que aprendemos na teoria sobre BPM e de técnicas de gestão. Além, é claro, de aprender muitos sobre estas melhores práticas.

Temos enfrentado alguns obstáculos, mas o primeiro projeto de melhoria já está fase de implantação.

Uma das coisas que mais estou aprendendo é a lhe dar com o ser humano, especialmente, em ocasiões de mudança, pois sabemos que é nato de nossa espécie a tendência de permanecer no conforto do estado em que estamos: mudar dói!

 Como disse na apresentação de nosso trabalho com ITIL, estamos em um projeto de “MEDIDA CERTA”, ou seja, mudança de hábitos, de saúde e de qualidade de vida para nós, colaboradores, e para os processos!

 Para atingir os ganhos que queremos, é prioritário identificar as melhorias que nos farão alcançá-los. Muitas dessas melhorias vão além de fluxos de processos, mas de todo o contexto que o processo está inserido.

 Tenho que parar por aqui, pois o dever me chama!!

Aguardo suas contribuições!!!

Acesso às palestras do BPM DAY

Queridos,

Segue link para baixar as palestras apresentadas no BPM DAY  de 12/04/2012:

Grupo Ibrain

Abraços,

Mônica

BPM DAY - 12/04/2012

Amigos, 

O evento foi um sucesso! Quem perdeu, tem outro em 18 de agosto no Congresso Nacional.

Seguem algumas fotos.

Participantes

Participantes

 Mário Andrade

Mônica (euzinha)

Daniela, Procuradora da PGFN - Fiquei fã dela!!!

 Alexandre Guimarães

Prof. Dr. Paulo Henrique de Santana (Show Man)

BPM DAY - 12/04/2012

Próximo dia 12 acontecerá o BPM Day em Brasília, organizado pela ABPMP-BR.
Evento gratuito. Inscrições no site da ABPMP-BR
Participem!!
Segue a programação.
Até lá!
Mônica

PROGRAMAÇÃO:

08h00 às 8h30 – Abertura – Boas vindas do Diretor de Tecnologia dos Correios e da ABPMP-BR

08h40 às 9h00 - H3 Engenharia - Implicações dos traços culturais sociais organizacionais na estratégia de abordagem de processos

Palestrante: Maria HelenaI L Barros, CBPP, Consultora, H3 Engenharia

09h00 às 9h20 – Estudo realizado na Embrapa - Mapeamento de Processos e Árvore da Realidade Atual: uma abordagem conjunta aplicada a uma cooperativa de pequenos agricultores

Palestrante: Mario Andrade, Engenheiro, Facilitador de Processos no Ministério da Saúde

09h20 às 10h10 - Correios - Modelagem de Processos na ECT

Palestrante: Mônica Luzia Alves Venâncio Pires, CBPP, CORREIOS

10h20 às 11h10 - PGFN – Implantação da Gestão por Processos na Procuradoria Geral da Fazenda Nacional

Palestrante: Representante da PGFN

11h20 às 12h10 – Aeronáutica - Desafios para a implantação de melhorias de processos

Palestrante: Cel. Alexandre Guimarães, CBPP

12h10 às 13h50 – Almoço e Networking

14h00 – 14h50 – Ministério da Previdência - A gestão de processos na Previdência Social o monitoramento e avaliação

Palestrante: Nicir Chaves, CBPP, Assessora da Secretaria Executiva do Ministério da Previdência social

15h00 às 15h50 – MCT- Celeridade e transparência nos processos do governo a partir da Plataforma Aquarius - Um caso no MCTI/CGEE

Palestrantes: Dr. Paulo Henrique Santana (SPOA/MCTI) e Dr. Cláudio Chauke Nehme(CGEE)

16h00- 17h30 – Mesa de debate

Mediador: Gart Capote, CBPP, Presidente da ABPMP Brasil

Debatedores: Cel. Alexandre Guimarães CBPP (Aeronáutica); Nicir Chaves, CBPP(Planejamento); Dr. Paulo Henrique Santana (SPOA/MCTI); André Macieira, CBPP (ELO Group); Viviane Hérica (Ibrain)

Comentários: Leandro de Jesus

17h40 às 18h00 Encerramento com a participação dos CBPP de Brasília

18h00 – Networking

(*) Programação sujeita a alterações até o dia do evento

Governança de TI: garantia efetiva de entrega de valor ao cliente.

Antes de tentar explicar esta afirmativa, destaco trecho do CobiT 4.1  sobre o tema:


“A implementação de boas práticas deve ser consistente com a governança e o ambiente de controle da organização, apropriado para a organização e integrada a outros métodos e práticas utilizadas. Padrões e boas práticas não são uma panacéia. Sua efetividade depende de como foram implementados e mantidos atualizados. Eles são mais úteis quando aplicados como um conjunto de princípios e um ponto de partida para produzir procedimentos específicos. Para evitar que as práticas fiquem só no papel, a gerência e os funcionários devem entender o que fazer, como fazer e porque isso é importante” 

Com isto quero dizer que devemos tirar as boas práticas do papel.

Precisamos colocá-las de fato em prática. 

Precisamos implementar mecanismos e estruturas para que consigamos executá-las.

Precisamos do apoio da alta gestão de TI para que exista uma estrutura mínima que viva e pense governança de TI para orientar e direcionar os processos de TI.

Dito isto, vamos lá... 

Quando pensamos em Governança de TI precisamos nos fazer as seguintes perguntas:

Qual é a percepção que os clientes e os usuários tem da TI?

Qual é nível de maturidade e qualidade dos serviços de TI?

A imagem acima mostra a realidade de muitas organizações quando tentam responder a estes questionamentos.

Quando começamos a pensar nestas questões começamos a pensar em governança de TI.

"Governança" do latim “regere”’-  orientar, dirigir.  Regência, é este o papel do maestro para com seus músicos. É este o papel da Governança: reger, orientar, direcionar a TI para que entregue valor ao cliente.

“Um sistema de governança refere-se a todos os meios e mecanismos que permitem avaliar condições e opções, facilitar as tomadas de decisões de TI. Como meios e mecanismos podemos ter frameworks, princípios, políticas, patrocínio, estruturas e mecanismos de decisão, papéis e responsabilidades, processos e práticas, para definir direção e monitorar o cumprimento e desempenho alinhado aos objetivos de Negócio.“ (CobiT 5)

A Governança de TI nos permite:

• medir e auditar a execução e a qualidade dos serviços;
• viabilizar o acompanhamento de contratos internos e externos; e
• definir condições para o exercício eficaz da gestão com base em conceitos consolidados de qualidade.

Objetivos da Governança de TI: 

• Facilitar as tomadas de decisões de TI
•  Simplificar as operações e/ou serviços de TI
•  Melhorar o nível de qualidade dos serviços de TI
• Estabelecer e manter relacionamento com clientes e fornecedores
• Maximizar uso de recursos
• Otimizar custos
• Gestão de riscos (Identificar, analisar e mitigar)
• Estabelecer e manter a conformidade com as leis e regulamentos
• Promover a integração entre o Negócio e a TI
• Gerar valor para empresa

Benefícios da Governança de TI (GovTI):

• Alinhamento da TI com as das áreas de negócio; 
• Maior capacidade e agilidade para novos modelos de negócios ou ajustes nos modelos atuais; 
• Manutenção dos riscos do negócio sob controle; 
• Medição e melhoria contínua da performance de TI; 
• Maior transparência das atividades de TI.

 Se buscamos estes objetivos e benefícios, consequentemente buscamos melhorar a percepção do cliente e melhorar a maturidade e qualidade dos processos e serviços de TI.

Mas o que fazer para atingir estes objetivos e benefícios?

Hoje, como base para GovTI, existe o Cobit, “Control Objectives for Information and related Technology, fornece boas práticas através de um modelo de domínios e processos e apresenta atividades em uma estrutura lógica e gerenciável. As boas práticas do CobiT representam o consenso de especialistas. Elas são fortemente focadas mais nos controles e menos na execução. Essas práticas irão ajudar a otimizar os investimentos em TI, assegurar a entrega dos serviços e prover métricas para julgar quando as coisas saem erradas”.(CobiT 4.1)

Para a área de TI ter sucesso em entregar os serviços requeridos pelo negócio, os executivos devem implementar um sistema interno de controles ou uma metodologia. O modelo de controle do CobiT contribui para essas necessidades ao:

• Fazer uma ligação com os requisitos de negócios. 
• Organizar as atividades de TI em um modelo de processos geralmente aceito. 
• Identificar os mais importantes recursos de TI a serem utilizados. 
• Definir os objetivos de controle gerenciais a serem considerados.

Sendo assim, o CobiT age como um integrador das práticas de governança de TI e influencia a Alta Direção, gerências de negócios e de TI, profissionais de governança, avaliação e segurança, profissionais de auditoria de TI e de controles. Ele é desenhado para ser complementar e utilizado com outros padrões e boas práticas. Conforme mostra a imagem abaixo:

Novamente, cito a “implementação de boas práticas deve ser consistente com a governança e o ambiente de controle da organização, apropriado para a organização e integrada a outros métodos e práticas utilizadas. Padrões e boas práticas não são uma panacéia. Sua efetividade depende de como foram implementados e mantidos atualizados. Eles são mais úteis quando aplicados como um conjunto de princípios e um ponto de partida para produzir procedimentos específicos. Para evitar que as práticas fiquem só no papel, a gerência

e os funcionários devem entender o que fazer, como fazer e porque isso é importante” (CobiT 4.1).

Tudo isto para que possamos chegar a este cenário:

Ou seja, com a Governança de TI na prática e de fato nas organizações, a TI terá garantia efetiva de entrega de valor ao cliente. Não será considerada um muro, ou cotovelo, mas parte essencial do contexto para agilizar e viabilizar o negócio.


Fontes: CobiT 4.1, Draft CobiT 5
Figuras: CompanyWeb e Gooogle